Переплата по НДФЛ могла возникнуть как в результате ошибок при расчете отчислений, так и по причинам, не зависящим от работодателя.

Как вернуть подоходный налог работнику? Какой порядок и сроки возврата налоговым агентом излишне удержанного НДФЛ налогоплательщику?

Содержание статьи:

• Порядок возврата НДФЛ
• Излишне уплаченный НДФЛ по уволенному работнику
• Что делать с НДФЛ, если работнику переплатили зарплату при увольнении?
• Работник стал резидентом РФ: как вернуть подоходный налог
• Переплата по НДФЛ при предоставлении вычетов на детей
• Итог

Ошибки при расчете исчислений с доходов работников могут привести к переплате по налогам. Переплата по НДФЛ может также возникнуть и не по вине работодателя. Не зависимо от причины налоговый агент (работодатель) обязан пересчитать и вернуть сотруднику излишне уплаченный НДФЛ в обязательном порядке.

Сумма НДФЛ, которая излишне удержана с налогоплательщика, должна быть возвращена согласно п. 1 ст. 231 НК РФ.

Порядок возврата НДФЛ

1. Налоговый агент должен сообщить налогоплательщику в течение 10 рабочих дней о факте переплаты подоходного налога и сумме НДФЛ, излишне удержанной с его зарплаты (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ). Оповещение можно составить в произвольной форме и направить налогоплательщику любым согласованным с налогоплательщиком способом (письмо Минфина РФ от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 1).

2. Возврат излишне удержанного НДФЛ возможен только при наличии заявления налогоплательщика в письменной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина РФ от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206) в бумажном или электронном виде (письмо Минфина РФ от 08.07.2019 № 03-04-06/51172). Срок подачи заявления – 3 года со дня уплаты налога (письмо Минфина РФ от 01.03.2017 № 03-04-05/11548). Заявление составляется в свободной форме. В нем указывается банковский счет сотрудника. Возврат переплаты возможен только по безналичному расчету (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). Если срок превышен, то налоговый агент не обязан возвращать переплату заявителю.

3. Возврат излишне удержанного НДФЛ работодателем должен быть осуществлен в течение 3 месяцев со дня подачи заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ).

4. Если работодатель нарушит срок возврата излишне уплаченного НДФЛ, то будет вынужден оплатить работнику проценты за просрочку возврата денежных средств. Процентная ставка рассчитывается на каждый день и равна ставке рефинансирования ЦБ РФ, которая действует на тот момент (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Сумма НДФЛ, излишне уплаченная в ФНС, может быть возвращена за счет текущих налоговых перечислений, как с зарплаты конкретного сотрудника, так и с доходов других работников.

Если налоговый агент не в состоянии вернуть излишне уплаченный НДФЛ, то он может обратиться в ФНС с заявлением на возврат излишне удержанного НДФЛ на протяжении 10 рабочих дней с момента подачи заявления работника (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ). Также работодатель должен предоставить в налоговую инспекцию документы, подтверждающие факт переплаты, и выписку из регистра налогового учета за период переплаты. Налогоплательщик не должен писать повторного заявления (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 2).

Излишне уплаченный НДФЛ по уволенному работнику

Если по итогам года налоговый агент обнаружил излишне уплаченный НДФЛ с уволенного работника, то порядок действий бухгалтерии следующий:

1. Нужно заполнить 2-НДФЛ и в 5 разделе прописать сумму НДФЛ, излишне удержанную с зарплаты. Сдать справку в налоговую инспекцию (п. 2 ст. 230 НК РФ).
2. Оповестить уволенного сотрудника в 10 дневный срок о факте переплаты (п. 1 ст. 231 НК РФ) и выписать ему такую же справку 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Работник имеет право обратиться к бывшему работодателю за возвратом переплаты по НДФЛ. Налоговый агент обязан вернуть излишне удержанный подоходный налог (Письмо Минфина от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430). В налоговом кодексе предусмотрен специальный порядок возврата переплаты НДФЛ налоговым агентом, имеющим приоритет перед общим порядком возвратов переплаты по налогам (п. 2 мотивировочной части Определения КС от 17.02.2015 № 262-О).

После возврата переплаты НДФЛ налоговый агент должен (Письма ФНС от 14.11.2016 № БС-4-11/21536@, от 26.10.2016 № БС-4-11/20366):

1. Указать сумму возмещенного НДФЛ в строке 090 1 раздела 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором деньги были переведены на банковский счет уволенного работника.
2. Выписать корректирующую справку 2-НДФЛ без суммы излишне уплаченного налога за тот период, в котором была переплата по НДФЛ, и представить ее в ИФНС.

Что делать с НДФЛ, если работнику переплатили зарплату при увольнении?

Если бывший работник получил зарплату с излишком, а налоговый агент вычел НДФЛ с полной суммы и не требует возврат переплаты, то с налогом ничего делать не нужно.

Пересчитав зарплату верно, в бухучете будет отражаться долг работника по зарплате и переплата по НДФЛ. В таком случае придется списывать долг дополнительной выгоды с выплаченным в бюджет налогом. В данном случае обязательств ни у работодателя, ни у работника нет (письмо Минфина РФ от 26.12.2017 № 03-04-06/86736).

Расчет заработной платы и начисление НДФЛ →

Работник стал резидентом РФ: как вернуть подоходный налог

Вернуть подоходный налог работнику можно только за тот календарный год, в котором он стал резидентом. Пересчет НДФЛ проводят по ставке 13% и полученную сумму перечисляют ежемесячно в счет налога работнику. Если до конца года по возврату НДФЛ останется долг, то работник обратится в налоговую инспекцию и получит остаток на банковскую карту.

За все предыдущие годы работы в РФ НДФЛ работнику не пересчитывается и остается по ставке 30% (письмо Минфин РФ от 26.09.2017 № 03-04-06/62127).

Переплата по НДФЛ при предоставлении вычетов на детей

Как вернуть подоходный налог работнику, если он вовремя не сообщил, что ребенок, на которого он получает налоговый вычет, является третьим, а работодатель применял вычет НДФЛ в размере 1400 руб.?

На основании заявления работника налоговый агент должен пересчитать (налоговый вычет на третьего ребенка составляет 3000 руб.) и возвратить сумму НДФЛ излишне уплаченную в бюджет. Пересчет возможен за предыдущие 3 года. Когда общая сумма переплаты будет определена, налоговый агент может не удерживать налог с работника до тех пор, пока долг не будет исчерпан.

Работодатель должен предоставить в ИФНС корректирующую справку 2-НДФЛ за предыдущие годы, в которых был сделан перерасчет.

Сопровождение бухгалтерского учета для ООО и ИП →

Итог

Переплату по НДФЛ может обнаружить налоговый агент, сам налогоплательщик или фискальная служба (в ходе проверки). В любом случае возврат переплаты НДФЛ должен осуществляться только на основании письменного заявления работника. Работодатель (налоговый агент) должен пересчитать налоговые вычеты и при подтверждении переплаты удовлетворить просьбу работника в установленном законодательством порядке.

Возврат излишне удержанного НДФЛ осуществляется только по безналичному расчету. Если у налогового агента не хватает средств, то он может обратиться в налоговую службу и запросить возврат в установленном порядке.