Как вести кассовые операции с наличными деньгами? Оформление и отображение движения наличных средств в бухучёте: счета, проводки, лимит остатка и документальное оформление.
Кассовые операции – это все операции с наличными и денежными документами, произведённые в организации либо у ИП. В бухучёте все операции по кассе отражаются с использованием Счёта 50. Это активный бухгалтерский счёт. По его Дебету нужно отражать поступление активов, а по Кредиту – выбытие. Счёт 50 корреспондируется со многими бухсчетами.
Как отразить кассовые операции в бухучёте?
Проводки, которые отражают кассовые операции в бухучёте:
1. Перемещение денег между кассами (если предусмотрено несколько касс):
Дт 50 Кт 50.
2. Поступление (оприходование) наличности: расчетный счет, операции с покупателями, средства подотчетных лиц, прочие поступления:
Дт 50 Кт 71 – поступление оставшихся денежных средств у подотчетников;
Дт 50 Кт 73 (76) – прочие расчеты, в том числе и с работниками организации;
Дт 50 Кт 75 – увеличение уставного капитала за счет взноса учредителей наличными;
Дт 50 Кт 91 – продажа прочих активов предприятия за наличный расчет, отражение разниц курса.
3. Расход (выбывание) денежных средств из кассы: оформляется расходный кассовый ордер:
Дт 51 Кт 50 – поступление денег из кассы на счет в банке;
Дт 66 (67) Кт 50 – погашение кредита с использованием наличных денег из кассы;
Дт 70 Кт 50 – выплата зарплаты работникам;
Дт 71 Кт 50 – выдача подотчётных денег;
Дт 73 Кт 50 – займы сотрудникам;
Дт 75 Кт 50 – выплата дохода учредителям;
Дт 76 Кт 50 – прочие выплаты из кассы;
Дт 91 Кт 50 – отражение разниц курсов валют;
Дт 94 Кт 50 – отражение недостачи в кассе.
Ведение кассовых операций в компаниях подробнее описано в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У.
Лимит остатка в кассе
Юрлица и обособленные подразделения, которые ведут кассовые операции, устанавливают лимит денежных средств для хранения в операционной кассе (п.2 указания БР от 11.03.2014 № 3210-У). На конец рабочего дня выводится лимит остатка и записывается в кассовую книгу.
Обратите внимание! ИП и юрлица, являющиеся субъектами малого предпринимательства, вправе такой лимит не устанавливать.
Лимит остатка рассчитывается на основании данных о виде деятельности компании. Для расчёта применяется один из 2-х способов расчёта. За основу берётся формула: Лим = В/РП × ДСб.
1-й способ расчёта лимита остатка в кассе используется для компаний, которые занимаются продажей товаров, продукции, выполнением работ и услуг. Без учёта средств, которые принимаются от платежных агентов (субагентов).
Лим = Выр/РП × ДСб,
где:
Выр – объем наличных денег (выручки), полученных от продажи товаров /услуг за расчётный период (РП),
РП – расчетный период, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличные в кассе. Измеряется в рабочих днях, для юрлиц – не более 92 дней,
ДСб – периодичность сдачи денег в банк (к примеру, магазин сдаёт наличку один раз за пять дней, тогда данный показатель будет равен 5).
2-й способ расчёта лимита остатка в кассе используется для компаний, бизнес которых основан на выдаче денежных средств из кассы. Без учёта наличных, которые направлены на выдачу зарплат, стипендий, соцвыплат и пр.
Лим = Выд/РП × ДСб,
где:
Выд – объем наличных денег, выданных за расчётный период (РП),
РП – расчетный период, на протяжении которого предприятие накапливает наличные деньги в кассе. Измеряется в рабочих днях, для юрлиц – не более 92 дней,
ДСб – периодичность получения денег из банка (к примеру, оприходование (снятие) наличных с банковского счёта производится один раз за три дня, тогда данный показатель равен 3).
Лимит остатка налички в кассе устанавливается в рублях, без копеек. Округлять итоговый расчёт стоит по математическим правилам (письмо ФНС России от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116). То есть, сумму меньше 50 коп. нужно отбросить, а сумму в 50 коп и выше – округлить до рубля.
Превышение лимита остатка денежных средств в кассе не допускается, кроме дней выплаты заработной платы, стипендий, соцвыплат и пр.
Важно! Если компания не установит лимит остатка по кассе, тогда данный показатель будет равен нулю. В таком случае любой остаток наличных в кассе будет расценен как сверхлимит. Максимальный штраф за превышение лимита составляет 50 000 руб.
Новый лимит кассы компания может рассчитать на любой период времени и выпустить приказ о лимите кассы. Срок действия лимита в кассе в приказе можно не указывать. Если лимит остатка по кассе был пересчитан, тогда нужно создать новый приказ и приложить к нему расшифровку расчёта.
Как документально оформить кассовые операции, которые отражаются в бухучёте?
Правила ведения кассовой дисциплины и документальное оформление кассовых операций прописано в Указании Центробанка РФ от 11.03.2014 № 3210-У. В данном нормативном документе также приведены образцы унифицированных форм, применение которых является обязательным для всех, кроме ИП (они освобождены от ведения кассовой книги и приходных, расходных ордеров).
Поступление наличных денег в кассу отражается в приходном кассовом ордере (КО-1) – унифицированная форма 0310001.
Каждая запись в Книге должна подтверждаться расходным/приходным кассовым ордером (КО-2/КО-1). На конец рабочего дня выводится остаток по кассе и записывается в Книгу учёта. Если на протяжении рабочего дня кассовых операций не проводилось, то запись в Книгу не делается.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажном или электронном виде.
Бумажные документы могут быть составлены с использованием машинописи или от руки. Подписи должны быть проставлены собственноручно. В кассовых документах нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но должна быть указана дата исправления, ФИО и подпись сотрудника, который внёс изменения.
Электронные кассовые документы оформляются при помощи специального технического средства, которое обеспечивает защиту записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также идентифицирует ответственное лицо. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Обратите внимание! ИП и владельцы малого бизнеса, которые ведут Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), не обязаны оформлять приходные и расходные кассовые ордеры, а также вести кассовую книгу.