На начальных этапах, когда в компании всего несколько сотрудников, проблемы с кадровым учетом не возникают. Однако по мере роста бизнеса ситуация может выйти из-под контроля, так как одному специалисту трудно охватить все аспекты кадрового делопроизводства и налогового учёта.

Признаки того, что необходимо обратить внимание на кадровый учёт — рост штата сотрудников, текучесть кадров, привлечение временных работников, наём иностранных граждан, частые командировки. Важной причиной рассмотрения аутсорсинга может стать увольнение специалиста по учёту из-за сомнений в его работе.

В компании с более 100 сотрудниками часто требуется больше ресурсов на оформление или увольнения сотрудников, открытие больничных и отпусков, изменения в персональных данных, а также учёт условий труда (командировки, вахта) и социального пакета. Высокая текучесть кадров и наличие временных сотрудников увеличивают нагрузку, а кадровое делопроизводство часто ведёт единственный специалист или HR-отдел в качестве дополнительной обязанности.

Аутсорсинг кадрового учёта будет особенно полезен, когда требуется вносить индивидуальные условия в трудовые договоры, отражать особые системы оплаты труда, нанимать иностранных сотрудников или учитывать нестандартные графики работы, а юрист и кадровик не имеют необходимой квалификации в этих вопросах.

Если при сокращении штата остаётся потребность в специалисте с опытом для взаимодействия с персоналом в сложных ситуациях, то аутсорсинг кадрового делопроизводства также может помочь в урегулированиях трудовых споров, общении с контролирующими органами и ведении кадрового учёта с минимальными рисками для компании и руководства.