Подготовка основных кадровых документов, соответствующих требованиям трудового законодательства

Приказ о приёме на работу – это обязательный документ, входящий в кадровый учёт, который оформляет трудовые отношения между работодателем и работником. Составляется на основании подписания трудового договора, дополнительно может подкрепляться заявлением от кандидата. В Приказе указываются следующие данные:

• номер и дата составления приказа;
• фамилия, имя, отчество работника, который трудоустраивается;
• должность (профессия), на которую устраивается работник;
• наименование подразделения организации;
• порядок оплаты труда (можно сослаться на штатное расписание);
• испытательный срок (при необходимости) и его условия;
• реквизиты трудового договора, заключённого с работником;
• дата, с которой работник должен приступить к работе.

Также, работодатель может указать в приказе о приеме на работу дополнительные сведения. Данный документ подписывается работодателем или уполномоченным лицом и новым работником. Реквизиты приказа прописываются в трудовой книжке.

Приказ об увольнении – это прекращение трудовых отношений. Причины расторжения трудового договора в обязательном порядке указываются в приказе и могут быть разными:

• по собственному желанию работника;
• по согласованию сторон;
• в связи с переездом;
• окончание срока трудового договора;
• смерть сотрудника;
• как мера дисциплинарного наказания при серьезном проступке сотрудника и др.

Дата и причина увольнения прописывается в трудовой книжке работника. Заверенную копию приказа бывший сотрудник может получить на руки в течение 3-х рабочих дней после запроса.

Приказ о предоставлении отпуска – это распорядительный документ, входящий в кадровый учёт, в котором указывается дата и продолжительность отдыха работника и условия его замены, если этого требует рабочий процесс.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет минимум 28 календарных дней. Дополнительный отпуск предоставляется:

• сотрудникам, работающим с вредными и опасными условиями труда;
• за специальный стаж или особый характер работы;
• за ненормированный рабочий график или многосменный режим работы;
• работникам Крайнего Севера;
• лицам, пострадавшим в результате аварии на ЧАЭС.

Ежегодный отпуск может делиться на части и каждый раз нужно составлять новый локальный акт. Приказ об отпуске должен иметь порядковый номер, дату составления и включать следующую информацию:

• наименование организации или ИП;
• фамилия, имя, отчество отпускника;
• вид отпуска (их может быть несколько);
• период, за который работодатель предоставляет отпуск;
• продолжительность и дата начала и окончания отдыха;
• подпись и данные руководителя.

Периодические отпуска предоставляются:

• при временной утрате трудоспособности по больничному листу;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребёнком;
• социальные отпуска на личные нужды работника;
• сотрудникам, занимающимся научной деятельностью;
• в учебных целях работникам, которые обучаются без отрыва от производства.

В кадровый учёт входит отпуск без сохранения заработной платы, предусмотренный в ТК РФ, но не являющийся обязательным. Работник имеет право написать заявление на отпуск за свой счёт. Работодатель может отпустить работника на заявленный срок. Также в законодательстве есть определённые сроки, которые руководитель должен соблюдать:

• до 5 дней – при регистрации брака, рождении ребёнка, смерти родных;
• 10 дней – работникам, которые:
  • получают промежуточную аттестацию;
  • допускаются к вступительным испытаниям для поступления на обучение по программам среднего профессионального образования;
• до 10 дней – добровольным пожарным;
• до 14 дней — родителям и супругам военнослужащих, сотрудников органов и учреждений уголовно-исполнительных служб, правоохранительных и таможенных органов погибших при исполнении обязанностей, в том числе в случае контузии, ранения, увечья или заболевания;
• до 14 дней – пенсионерам по возрасту;
• до 14 дней – сотруднику, воспитывающим 2 и более детей (возраст до 14 лет); работнику, который является родителем ребёнка-инвалида (возраст до 18 лет); одинокому родителю ребёнка (возраст 14 лет), если это предусмотрено колдоговором;
• 15 дней – работникам, которые:
  • являются слушателями подготовительных курсов для прохождения итоговой аттестации в ВУЗе;
  • допущены к вступительным экзаменам в ВУЗы;
  • совмещают получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации;
• до 35 дней – сотрудникам, которые имеют статус участника ВОВ;
• до 60 дней – инвалидам;
• 1 месяц – для сдачи госэкзаменов;
• до 2 месяцев – сотрудникам, проходящим итоговую государственную аттестацию, получающим среднее профобразование;
• 4 месяца – для подготовки и защиты итоговой квалификационной работы и сдачи выпускных госэкзаменов;
• не более 1 года муниципальным и гражданским служащим;
• на период исполнения обязанностей члена избирательного комитета с правом совещательного голоса;
• на период действия полномочий доверенного лица кандидата на выборах;
• на срок, предусмотренный в колдоговоре.

Приказ об отпуске без сохранения заработной платы составляется на основании заявления работника, в котором указывается основание для предоставления отпуска без содержания. В приказе в обязательном порядке должны быть указаны ФИО сотрудника и срок отпуска.

Приказ о кадровом переводе входит в кадровый учёт и составляется по причине перевода работника на другую должность.  Причиной составления документа может быть заявление работника с обоснованием причины перевода или докладная записка от руководителя структурного подразделения. Если кадровая перестановка осуществляется по инициативе работодателя, то сотрудник должен быть оповещен уведомлением.

Приказ о переводе работника на другую должность должен содержать следующую информацию:

• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• сведения о прежнем и новом месте работы;
• основание смены должности;
• вид перевода (временно или на постоянной основе);
• начальную и конечную даты работы на должности (при временном переводе). Если не известна конечная дата, то указывается условие, при котором сотрудник вернётся к выполнению обязанностей на предыдущем месте работы.

Расчет стажа по трудовой книжке осуществляется для:

• определения момента наступления пенсионного возраста;
• вычисления размера больничных пособий;
• определения прав работника на очередной отпуск и пр.

Трудовой стаж – это суммарная продолжительность официального трудоустройства физлица у всех работодателей. Рассчитывается на основании записей в трудовой книжке (трудоустройства, переводы и увольнения).

В трудовой стаж также включаются:

• обучение в средних и высших учебных заведениях;
• период армейской службы (от 6 мес.);
• период получения выплат по безработице;
• дни болезней;
• периоды декретных отпусков.