Первичная документация

Первичная документация является подтверждением уже осуществлённых действий хозяйственных операций (например, покупка оверлока или продажа обрезков ткани на швейном предприятии). Без документа, подтверждающего факт выполнения сделки, невозможно занести доход/расход/поступление в какую-либо книгу учёта.

Первичные документы могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде. Электронная учётная документация заверяется электронной подписью представителями обеих сторон сделки. Но чётко прописанных правил в законодательстве РФ на этот счёт нет. Если компанию или ИП не устраивает электронный документооборот, то опираясь на букву закона, можно требовать оформление осуществления хозяйственных операций в бумажном виде.

Перечень первичных документов бухучёта

В законодательстве не оговаривается какая именно первичная документация должна использоваться организацией или ИП. Юридическое или физическое лицо может самостоятельно определить перечень первичных документов для ведения отчётности их хозяйственной деятельности.

Ориентировочный список первичных документов:

• Договор – содержит информацию об условиях сделки, её стоимости, ответственности выполнения и пр.
• Товарная накладная – содержит перечень передаваемых товаров и/или оказанных услуг.
• Акт приёма-передачи – подтверждает факт выполнения оговоренных в договоре работ в полном объёме и соответствующего качества.
• Счёт подтверждает готовность заказчика оплатить товары, услуги, выполняемые работы. Также данный документ позволяет вернуть деньги.
• Расчётная ведомость по оплате труда сдержит начисление заработной платы, связанной с выполнением условий договора. Сюда входит расчёт основной ЗП, премии, сверхурочные и пр. выплаты.
• Кассовые документы. Которые используются при реализации товара, оказании услуг (чеки, кассовая книга, приходно-расходные ордеры и пр.).

Порядок оформления сделки

Все сделки условно разделяются на три этапа и на каждый этап оформляется первичная документация:

1. Переговоры (стороны договариваются об условиях сделки). В результате оформляются:
   1. договор;
   2. счёт на оплату.
2. Оплата по сделке. Выписывается документ, подтверждающий оплату:
   1. выписка с расчётного счёта (если оплата производилась по безналу);
   2. кассовый чек, квитанция, бланк строгой отчётности (если оплачивали наличными деньгами).
3. Получение товара/услуги или приём выполненной работы (оформляется документ, который подтверждает выполнение условий договора):
   1. товарная накладная – для товара;
   2. товарный чек – выписывается вместе с кассовым чеком;
   3. акт выполненных работ или оказанных услуг.

Как выписывается первичная документация

 Счёт

Счета на оплату могут использоваться всеми организациями и ИП в независимости от их сферы деятельности. Счёт выписывается на основании письменно заключённого сторонами договора на продажу товаров, предоставление услуг или проведение работ. Он может быть выписан как на предоплату, так и на постоплату.

Счёт на оплату не является обязательным и подотчётным бухгалтеру документом и не влияет на документооборот компании. Но его наличие играет большую роль в заключении сделки между продавцом и покупателем. Он подтверждает наличие оплаты по договору.

Как оформить счёт на оплату покупателю?

Счёт на оплату выписывает бухгалтер на сновании прописанных в договоре условий продажи или представления услуг. Оформляется документ в двух экземплярах. Один из них отправляется покупателю, а второй – остаётся у продавца.

Унифицированной формы данного документа нет. Поэтому, счёт может быть выписан в произвольной форме или на фирменном бланке компании или ИП.

В документе должна содержаться следующая информация:

1. Название документа, его номер (по внутреннему документообороту) и дата создания.
2. Информация о получателе оплаты (название компании (ИП), ИНН, КПП (для юрлиц)) и реквизиты банка, который обслуживает счёт.
3. Информация о плательщике по счёту (он же является грузополучателем).
4. Перечень товаров (услуг), за которые поставщик выставляет счёт на оплату. Удобнее данные о товаре оформить в виде таблицы, но можно составить и отдельный список:
   1. порядковый номер;
   2. наименование товара (услуги, выполняемой работы);
   3. единицы измерения;
   4. количество;
   5. цена за единицу измерения товара (услуги);
   6. общая сумма за наименование (количество, умноженное на цену за единицу) и подводится итоговая стоимость по счёту. Может быть выделен НДС и указана общая стоимость с НДС (если счёт выставлен без НДС, то в данной графе ставится прочерк). Ниже стоит указать сумму, выставленную к оплате, прописью.
5. В завершении документ подписывается бухгалтером и руководителем компании или ИП.

Счёт-фактура

Компании и ИП, которые состоят на общей системе налогообложения, обязаны выписывать своим покупателям (клиентам) счета-фактуры.

Проплачивая стоимость товаров (услуг), покупатель может принять к вычету НДС, который выставил продавец (ст. 169 НК РФ). Унифицированная форма счёта-фактуры принята постановлением Правительства №1137 от 16. 12. 11г.

Счёт-фактура – это первичная документация, выписывается покупателю в течение 5 календарных дней после фактической отгрузки товара или предоставления услуг. По выписанному заранее счёту вычет НДС не производится.

В каких случаях продавцом выставляется счёт-фактура?

1. Работает на ОСНО.
2. Осуществляется экспортная операция (в независимости от налогового режима).
3. Компания или ИП (на ОСНО) продают товары и услуги по договору аренды;
4. Если покупатель вносит предоплату или аванс на счёт продавца.

Товарная накладная ТОРГ- 12

Товарная накладная ТОРГ- 12 – это первичный сопроводительный документ. Он применяется при отгрузке товара или товарно-материальных ценностей от продавца к покупателю. Этот документ подтверждает отпуск товара (выдачу со склада). По накладной покупатель может сверить номенклатуру отгруженных товаров, а продавец – списать товарно-материальные ценности с общего складского учёта. Водитель-экспедитор,  имея на руках ТОРГ-12, может подтвердить законность перевозки груза.

Накладная ТОРГ- 12 выписывается кладовщиком или бухгалтером компании, которая реализует товарно-материальные ценности. Документ оформляется в двух экземплярах на основании договора, заключённого между сторонами (например, договор о поставке). При необходимости к накладной могут быт выписаны дополнения (акт о передаче товара или др.).

Унифицированная форма товарной накладной была утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, но не является обязательной для использования. Компания-продавец  может самостоятельно разработать фирменный бланк для отгрузки товарно-материальных ценностей.

Товарная накладная ТОРГ-12 должна содержать полную информацию об отправителе, получателе груза и непосредственно о самом товаре.

В верхней части документа нужно указать:

• Наименование, порядковый номер и дату (должна совпадать с датой отгрузки) составления документа.
• Данные поставщика/грузоотправителя товарно-материальных ценностей: название, реквизиты, контактные данные и банковский счёт организации или ИП.
• Данные плательщика/грузополучателя: название, реквизиты, контактные данные и банковский счёт организации или ИП.
• Основание составления товарной накладной (приказ и пр.) и дополнения к ней (транспортная накладная и др.).

Информацию об отпущенной продукции лучше оформлять в виде таблицы. В обязательном порядке должны быть указаны: наименование, количество, цена за единицу и общая стоимость товара. Также можно добавить графы, которые нужны для учета товарооборота компании-поставщика.

Данные о товаре:

• Порядковый номер.
• Наименование товара (сорт, характеристики, артикул) – обязательное поле.
• Код товара.
• Единицы измерения – обязательное поле.
• Количество товара – обязательное поле.
• Вид упаковки.
• Количество единиц товара в упаковке.
• Количество упаковок.
• Масса брутто.
• Масса нетто.
• Цена за единицу товара – обязательное поле.
• Сумма (цена, умноженная на количество) без учёта НДС – обязательное поле.
• НДС (% ставка или сумма в рублях) – обязательное поле (если НДС не указывается, то в графе ставится прочерк).
• Сумма с учётом НДС.

Нижняя строка таблицы является итоговой. В ней указывается общее количество, вес и стоимость товара.

Ниже таблицы нужно поставить отметку о количестве листов накладной. Также, стоит указать количество наименований товара и общую сумму денег, на которую отпущены товарно-материальные ценности числом и прописью.

В конце товарную накладную ТОРГ-12 должны подписать ответственные лица с расшифровкой подписи:

• Отпуск товара разрешил;
• отгрузку произвёл;
• главный бухгалтер;
• груз принял и др.